Tạo hóa đơn proforma (hóa đơn chiếu lệ)

Hóa đơn proforma, còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, trông giống hóa đơn nhưng không phải hóa đơn. Đây là chứng từ cho biết bạn sẽ tính bao nhiêu tiền, trình bày theo dạng hóa đơn để hệ thống của bên mua xử lý được trước khi giao dịch diễn ra. Không ai nợ ai đồng nào trên một hóa đơn proforma.

Người ta thực sự dùng nó để làm gì

• Để bên mua lập đơn đặt hàng, vì nhiều hệ thống mua hàng cần dữ liệu có dạng hóa đơn
• Để đề nghị tạm ứng hoặc đặt cọc trước khi bắt đầu công việc
• Để cung cấp số liệu cho bên mua xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở thư tín dụng
• Để khai giá trị hải quan cho hàng hóa chưa được bán, ví dụ hàng mẫu

Khác hóa đơn thuế như thế nào

Đây là phần quan trọng, và cũng là phần hay bị hiểu sai nhất. Hóa đơn thuế xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Lập hóa đơn thuế nghĩa là báo cho cơ quan thuế của bạn và của bên mua rằng một giao dịch chịu thuế đã xảy ra: bạn phải nộp thuế đầu ra, còn bên mua có thể khấu trừ thuế đầu vào. Hóa đơn proforma không làm điều nào trong số đó, và đó chính là lý do nó tồn tại.

Vì vậy hóa đơn proforma không được ghi tiêu đề Hóa đơn thuế, không được dùng số trong dãy số hóa đơn thuế của bạn, và nên ghi rõ đây không phải hóa đơn thuế. Nếu bên mua cần hóa đơn thuế, hãy lập khi giao dịch thực sự diễn ra, với số riêng.

Invoicora đánh số hóa đơn proforma theo dãy riêng, nên một hóa đơn proforma không bao giờ chiếm số trong dãy hóa đơn của bạn và dãy số hóa đơn không bị đứt quãng.

Hóa đơn proforma cần ghi gì

• Chữ Hóa đơn proforma, rõ ràng, ở trên cùng
• Số proforma và ngày lập
• Thông tin của bạn và của bên mua, với tên pháp lý của bên mua
• Các dòng hàng hóa, dịch vụ với số lượng, đơn giá và thành tiền
• Thuế sẽ áp dụng, ghi thành dòng riêng và mô tả là thuế dự kiến áp dụng chứ không phải đã tính
• Tổng số tiền phải trả nếu bên mua đồng ý
• Điều khoản thanh toán, giao hàng, và thời hạn giữ các số liệu này

Ví dụ cụ thể

Làm gì khi có đơn hàng

1. Nhân bản hóa đơn proforma
2. Đổi loại chứng từ sang Hóa đơn hoặc Hóa đơn thuế
3. Kiểm tra số: lúc này số phải lấy từ dãy số hóa đơn của bạn
4. Điều chỉnh số lượng theo thực tế đã cung cấp, nếu có thay đổi
5. Ghi số proforma vào phần ghi chú, để bên mua đối chiếu hai chứng từ

Mười giây để ghi số tham chiếu là hoàn toàn đáng. Bên mua lưu hóa đơn proforma cùng đơn đặt hàng và lưu hóa đơn cùng khoản thanh toán, và thứ duy nhất nối hai chứng từ đó là con số bạn nhớ ghi lại.