Mẫu phiếu chi

Phiếu chi là chứng từ doanh nghiệp lập khi tiền ra khỏi két hoặc tài khoản. Văn phòng trả tiền thợ điện, quỹ tiền mặt trả phí chuyển phát, một tờ séc gửi nhà cung cấp, và mỗi lần như vậy có người ghi lại đã chi bao nhiêu, cho ai, vì sao, và ai cho phép. Tờ giấy đó là phiếu chi. Đó là thứ kế toán tìm đến khi sao kê ngân hàng có một khoản trừ tiền không ai giải thích được.

Phiếu chi và biên lai

Hai chứng từ này là hình ảnh phản chiếu của nhau. Biên lai do người nhận tiền lập và giao cho người trả tiền. Phiếu chi do doanh nghiệp trả tiền lập, cho sổ sách của chính mình. Tiền ra ghi trên phiếu chi, tiền vào ghi trên biên lai.

• Phiếu chi: người trả tiền lập và giữ, ghi nhận tiền ra
• Biên lai: người nhận tiền lập, giao cho người trả, xác nhận tiền vào
• Hóa đơn: người bán lập trước khi thanh toán, để đề nghị trả tiền

Trên thực tế hai loại thường đi cùng nhau. Khi trả tiền cho nhà cung cấp, bạn lập phiếu chi và kẹp hóa đơn hoặc biên lai của họ phía sau. Khi trả cho người không thể đưa biên lai, như lao động công nhật, phiếu chi có chữ ký của họ ở mục Người nhận tiền trở thành bằng chứng duy nhất của khoản chi.

Phiếu chi cần ghi gì

• Chữ Phiếu chi, và số phiếu theo một dãy liên tục
• Ngày chi tiền
• Tên doanh nghiệp của bạn (đơn vị chi)
• Người nhận tiền: tên người hoặc công ty nhận
• Lý do chi, mỗi khoản một dòng, đủ chi tiết để một năm sau còn nhận ra
• Tổng tiền, bằng số và bằng chữ
• Hình thức thanh toán: tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản
• Số séc hoặc mã giao dịch, nếu có
• Người duyệt: người cho phép khoản chi
• Người nhận tiền: chữ ký của người đã nhận tiền

Số tiền bằng chữ trên phiếu chi quan trọng hơn hầu hết mọi nơi khác. Phiếu chi thường được viết tay hoặc in ra và ký vội, và con số 460 rất dễ sửa thành 960. Bốn trăm sáu mươi đô la chẵn thì không.

Phê duyệt và chứng từ kèm theo

Phiếu chi vừa là công cụ kiểm soát vừa là bản ghi: người chi tiền không nên là người duy nhất quyết định chi. Ngay cả ở doanh nghiệp nhỏ, một quy tắc đơn giản cũng hiệu quả: một người khác thủ quỹ ký mục Người duyệt trước khi tiền ra, và số phiếu chi được ghi lên mọi giấy tờ đính kèm.

1. Thu thập chứng từ gốc: hóa đơn của nhà cung cấp, báo giá, phiếu đổ xăng, bảng chấm công có ký nhận khi trả lương
2. Lập phiếu chi với số phiếu, người nhận, lý do và số tiền
3. Trình người có thẩm quyền trong doanh nghiệp duyệt
4. Chi tiền và ghi hình thức thanh toán cùng số tham chiếu
5. Cho người nhận ký mục Người nhận tiền, rồi lưu phiếu chi cùng chứng từ kèm theo theo thứ tự số

Phiếu chi không có chứng từ gốc không hẳn là sai, nhưng nên ghi lý do, ví dụ Nước uống cho công nhân công trường, không có hóa đơn. Kiểm toán viên sẽ hỏi, và lý do ghi ngay lúc đó có giá trị hơn nhiều so với lý do nhớ lại sau này.

Tiền mặt, séc hay chuyển khoản

Hình thức thanh toán quyết định ghi gì vào ô tham chiếu. Với séc, ghi số séc và ngân hàng. Với chuyển khoản, ghi mã giao dịch hoặc số tham chiếu IBFT, giúp nối phiếu chi với dòng tương ứng trên sao kê. Tiền mặt không để lại dấu vết ngân hàng, nên chữ ký Người nhận tiền là bằng chứng duy nhất; nếu người nhận không ký được, hãy lấy dấu vân tay và ghi tên họ bên cạnh.

Nếu doanh nghiệp của bạn chi những khoản lớn bằng tiền mặt, hãy hỏi chuyên gia tư vấn thuế về cách xử lý thuế của các khoản này. Những quy định như vậy có thể thay đổi theo từng kỳ ngân sách, nên đừng dựa vào con số ai đó nói từ vài năm trước.

Ví dụ cụ thể

Lưu giữ phiếu chi ngăn nắp

Đánh số phiếu chi theo một dãy cho cả doanh nghiệp, hoặc một dãy cho mỗi sổ quỹ nếu bạn quản lý quỹ tiền mặt riêng, và không bao giờ dùng lại hay bỏ qua số. Nếu một phiếu bị hỏng, ghi Đã hủy và giữ lại. Khoảng trống trong dãy số là điều đầu tiên kiểm toán viên tìm.

Invoicora viết số tiền bằng chữ bằng tiếng Anh, tiếng Ả Rập hoặc tiếng Indonesia, và tách hình thức thanh toán, số tham chiếu, người duyệt và người nhận thành các trường riêng. Thêm logo, chữ ký và con dấu, rồi tải phiếu chi về dạng PDF, Word hoặc Excel, hoặc in ra để ký.

Mọi thứ ở lại trong trình duyệt trên thiết bị của bạn. Không có gì được tải lên và không cần tài khoản, nên hồ sơ chi tiền vẫn là của bạn.